보고는 직장인의 능력을 평가하는 요소다.
여러 개의 지시를 동시에 처리하다가 보고할 시기를 놓쳐버렸거나, 결과가 좋지 않아 질책 받을 것이 무서워 보고를 못했거나, 지시한 날짜가 상당히 지났거나 상사가 요즘 다른 일로 정신없이 바쁘니 나에게 지시한 사항을 잊어버렸을 것이라는 생각이 들 때가 있다.
돈을 빌린 사람은 그것을 잊어버리기 쉬우나 빌려 준 사람은 잊어버리지 않는 것처럼 지시를 한 상사는 지시 사실을 잘 잊어버리지 않는다. 물론 잠시 잊어 버릴 수는 있어도 언젠가 반드시 그 일을 생각해 내기 마련이고, 심지어 완료기간을 추정하고 기록하는 상사도 있다.
따라서 상사에게 지시받은 사항에 대해서는 반드시 보고해야 한다. 추진상황이 좋든 좋지 않든, 또는 시간이 한참이나 흘러 상사가 다시 챙기지 않거나 지시사항을 잊어버렸을 것 같더라도 보고는 해야 한다.
보고를 잘해야 인정받는다. 보고를 잘하기 위해서는 우선 보고 내용에 대해 명확히 이해해야 한다. 그래야만 보고 내용과 관련해 상사가 물었을 때 막힘없이 답변할 수 있도록 사전 준비를 철저히 할 수 있다. 그리고 보고서를 멋지게 작성하는 것보다 내용을 명확하게, 시기를 놓치지 않고 결과를 신속하게, 결과 중심으로 말해야 한다.
보고를 잘 하는 요령으로는 다음 ‘3가지 원칙’이 있다.
첫째, ‘즉시 보고’하라.
– 보고가 빠르면 의사결정도 빠르다. 일이 끝났으면 될 수 있는 대로 빨리 보고해야 한다. 상사는 보고를 듣고서야 일이 진행되거나 종료되는 상황을 알 수 밖에 없다. 바람직하지 못한 결과가 나오면 이를 보고하는 것이 망설여 지고 차일피일 미루기 쉽다. 그러나 이런 유혹을 무릅쓰고 즉시 보고 해야 한다.
– 새로운 상황이 예상되는 경우, 예기치 않은 상황이 발생한 경우 그 즉시 보고해야 한다. 안 좋은 일일수록 빨리 전해야 한다. 그래야만 상사도 그 상황을 제대로 인지하고 새로운 방안을 제시할 수 있을 것이다.
둘째, ‘중간 보고’를 생활화 하라.
– 진행하는 모든 시간이 보고의 순간이다. 일을 진행할 때 중간보고가 효율적이라는 얘기다. 보고내용은 추진 방향과 앞으로 계획을 중심으로 보고하는 것이 업무 Loss를 줄이는 방법이다.
– 진행과정이 오래 걸리거나 예정보다 지체되면 중간보고를 해야 한다. 보고 날짜를 미리 지정하지 않은 경우에도, 상사가 생각한 보고 예상 기일이 경과하였는데 부하직원의 보고가 없으면 일 처리 능력을 의심하게 된다. 따라서 예정일이 경과하면 그때까지의 진행상황을 보고하고 별도의 지시를 받는 것이 좋다.
– 처리기간이 오래 걸리는 것은 비록 상사의 요청이 없어도 직원 스스로 중간보고를 자주해 정보를 공유하도록 한다. 상사에게 자신이 계속 노력하는 모습을 보여 줄 수 있을 뿐 아니라 상사의 궁금증을 풀어줄 수 있어 좋다.
– 한 번에 완벽하게 보고하려 하지 마라. 중요한 것은 일의 방향에 대해 컨센서스를 형성하는 것이다. 중간 보고, 중간 연락, 중간 의논은 신뢰를 쌓는다.
– 사실 전달을 넘어 자신의 의견을 피력하고, 대처 방안을 제시하라. “~해서 될 것 같습니다”라는 말 보다는 “~해본 결과 이 방안이 가장 적합합니다 또는 좋습니다”라고 표현하라.
– 스스로 자신의 일정을 정한 다음 준수하도록 노력해야 한다. 그것이 불가능할 때는 솔직히 보고 한 후, 일정을 조정해야 한다.
셋째, ‘결론’부터 먼저 말하라.
– 결론→근거→경과로 설명하라. 보고를 할 때 흔히 일이 경과된 순서에 따라서 말하는 사람이 있는데 좋지 않은 방법이다. 상사는 부하직원이 생각하는 것보다 많은 보고를 받느라 늘 바쁘다. 처음에 “무엇 무엇은 잘 됐습니다”라던가 “아무리 해도 실패했습니다”라고 결과를 먼저 말하고 이유와 경과 등을 나중에 말하는 것이 바람직하다.
– 사실정보 데이터의 신뢰도는 100%를 추구하라. 사실인지 보고자의 추론과 판단에 의한 것인지 명확하게 밝혀야 힌다.
만약에 보고의 타이밍을 놓쳤으면 이렇게 대처하라
– 늦은 이유에 대한 충분한 설명과 지연된 기간만큼의 업데이트된 내용을 추가적으로 보고하라
– 보고는 상사와의 약속이자 자신의 업무 처리 능력을 보여주는 근거다. 보고 시기를 놓쳤다고 느끼는 순간, 즉시 그 이유를 설명하고 보고 시기를 재약속하라.
– 정확하게 타이밍을 놓친 사유와 그에 따른 대안을 제시하도록 한다.
– 솔직하게 말하라. 절대 핑계를 대지 말고 사실대로 말해야 한다.
– 식사시간과 같은 딱딱하지 않은 분위기를 활용한다.
– 자신의 업무중 스스로 판단, 조치를 하고 사후보고를 해도 무방한 업무와 반드시 사전에 상사와 협의 또는 지시를 받아서 진행해야 하는 업무가 무엇인지를 파악하여야 한다. 또한 스스로 보고 스케줄을 잡아놓고, 일정에 맞춰 진행하는 것도 보고 타이밍을 놓치지 않는 방법이다
